广西壮族自治区供销合作联社2024年档案整理及数字化加工服务公开询价公告

根据我社工作需要，拟就2024年档案整理及数字化加工服务实施采购，参照《中华人民共和国政府采购法》等有关规定要求，本着公开、公平、公正的原则，现邀请符合条件且有意向承接该项工作的供应商参加报价。具体要求如下：

一、项目名称

2024年档案整理及数字化加工服务。

二、项目预算

7万元整。

三、提交服务成果时间

2024年11月30日前。

四、提交材料要求

报价文件应包含以下内容（提供的材料需加盖公章）:

1、报价表（附件1，必须提交）；

2、提供有效的工商营业执照副本复印件（必须提交）；

3、供应商参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录，没有不良信用记录的承诺（必须提交）；

4、法定代表人身份证明复印件（必须提交）；

5、有效的法定代表人授权委托书及委托代理人身份证明复印件（如是法人竞标的，不用提交委托代理人身份证明复印件）；

6、本项目实施方案和服务承诺（按照附件2的要求提交本项目的实施方案和服务承诺，必须提交）；

7、服务商拟投入本项目的技术力量:

（1）项目负责人同时具有档案系列中级职称和高级档案管理师证书复印件（如有请提交，优先考虑）；

（2）项目实施人员通过档案主管部门业务培训并持有效证书复印件（如有请提交，优先考虑）；

（3）可证明投标人能力或业绩的证明文件（如有请提交，优先考虑）；

（4）熟悉档案整理及数字化加工工作，项目负责人有15年以上的经验，对档案年检的工作流程清楚，并配合协助档案年检材料撰写等相关工作（如有请提交，优先考虑）。

（5）按采购人的要求对档案管理系统进行维护服务，内容包含支持业务模块定制，可定制内容包含档案类型、录入项、录入规则、录入界面调布局、显示规则、查询规则、排序规则、电子文件挂接规则、报表打印式样、功能按钮设置、数据导入、导出等。项目验收时，如果未能提供本项目服务，本项目将不予验收结算。

8、投标人认为需要提交的其它材料（如有请提交）

五、成交规则

1、根据供应商提交的材料进行综合评分，按照得分由高到低顺序得出成交候选人名单，评审得分相同的，按照最后报价（不计算价格折扣）由低到高排序，评审得分且最后报价（不计算价格折扣）相同的，按照技术指标优劣排序。成交原则为得分排序第一的报价人，如报价人因不可抗力提出不能履行合同，顺位选择第二排名的报价人，以此类推。

2、为保证售后服务响应及时，优先考虑本地化服务的供应商。

六、材料提交要求、地点及时间

参与报价供应商按上述要求准备材料进行装订并密封，一式一份。于2024年7月10日17:00前将报价文件提交至南宁市青秀区桃源路45号广西壮族自治区供销合作联社办公楼五楼510办公室（不接受邮寄方式报名）。预期不予受理。联系电话：0771-5329651。

附件：

1.档案整理及数字化加工服务报价表

2.档案整理及数字化加工服务采购需求

3.综合评分法

广西壮族自治区供销合作联社

2024年7月1日 

附件1

档案整理及数字化加工服务报价表

报价单位（盖章）                  

日期：       年    月    日              

附件2

档案整理及数字化服务采购需求

一、适用标准

1. 档案整理归档要求执行国家档案局《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015》、《会计档案管理办法》（第79号令）、《广西壮族自治区机关照片档案整理规则》（试行）、《广西壮族自治区机关照片档案整理质量标准》（试行）、《广西壮族自治区实物档案整理规则》（试行）、《录音录像档案管理规范》等。

2. 档案数字化服务技术参数及要求执行国家档案局《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区保密局关于加强对纸质文件资料数字化扫描实施保密管理的通知》、《广西壮族自治区纸质档案数字化实施项目验收管理暂行办法》等。

二、归档、整理服务需求

    1. 鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。

    2. 装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码，对图纸进行折叠。

    3. 组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。

    4. 编制档号：盖档号章，按照档案分类大纲正确加盖档号章、填写档号（含全宗号、分类号、件号、保管期限等基本内容）。

    5. 著录：在核对纸制档案的基础上，严格按照《档案著录规则》（DA/T18-2022）将档案目录著录到采购人的电子档案管理系统。打印并装订档案目录纸质目录一式二份，一份放进档案盒内，另一件作为总目录检索使用。

    6. 填盖档案盒封面。采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观。

    7. 入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。

三、数字化服务需求

1. 扫描质量要求

（1）对本项目，考虑档案纸张的原因，要求成交供应商采用专用扫描仪进行扫描。扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。

（2）扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI以上，无压缩，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，应提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI以上分辨率进行扫描。

（3）扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行纠偏、去污、裁边等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

（4）认真填写数字化转换过程交接登记表单，登记扫描页数、核对数据、记录质检结果和处理意见等。

2. 图像质检处理要求

（1）图像质量应达到图像完整、清晰，无污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

（2）检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

（3）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过1度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。

（4）对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

3. 数据挂接、目录审核、质量控制

（1）扫描后的文档格式及图片命名方式与自治区档案局要求上报的格式相一致。格式为彩色JPG格式。

（2）扫描后的图像文件按自治区档案局的《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。

（3）由成交供应商负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合业主方档案管理系统要求。

（5）成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购人有权单方要求重做。

4. 数据提交

（1）完成扫描加工服务后，形成的数据成品要根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据档案级光盘至少1套。

（2）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

5. 保密要求

成交供应商必须与采购人签订安全保密协议，档案数字化加工人员参加由采购人组织的安全保密教育；在档案数字化加工过程中，遵守采购人的相关档案管理制度以及国家、地方保密法规。

 附件3

档案整理及数字化综合评分法

一、评审原则

（一）评审小组构成：本项目的评审小组由采购单位组建，成员包含技术方面专业人员，成员人数为三人以上（含三人）单数。

（二）评审依据：本评审办法和供应商提交的响应文件。

（三）评审方法：综合评分法。

二、评审方法

供应商提交的报价及资格材料经初核符合要求的进入详评，评审小组将按本评审办法和响应文件为评定依据，采用百分制综合评分法：

评分细则（按四舍五入取至百分位）：

（一）价格分……………………………………………10分

1.评审价为供应商的报价进行政策性扣除后的价格，评审价只是作为评审时使用。最终成交人的成交报价＝最终报价。

2.按照《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）规定，供应商为小型和微型企业，并在其响应文件中提供《中小企业声明函》，且其所竞标产品为小型和微型企业生产的，对其竞标价格给予6%的扣除。

3.按照《财政部、司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》（财库〔2014〕68号）的规定，监狱企业视同小型、微型企业，享受预留份额、评审中价格扣除等促进中小企业发展的政府采购政策。监狱企业参加政府采购活动时，应当提供由省级以上监狱管理局、戒毒管理局（含新疆生产建设兵团）出具的属于监狱企业的证明文件。

4.按照《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔2017〕141号）的规定，残疾人福利性单位视同小型、微型企业，享受预留份额、评审中价格扣除等促进中小企业发展的政府采购政策。残疾人福利性单位参加政府采购活动时，应当提供该通知规定的《残疾人福利性单位声明函》，并对声明的真实性负责。残疾人福利性单位属于小型、微型企业的，不重复享受政策。

5.政策性扣除计算方法。

供应商被评定为监狱企业或残疾人福利性单位或小型和微型企业且其所竞标产品为小型和微型企业产品的，该供应商的磋商报价给予6%的扣除，扣除后的价格为评审报价，即评审报价=初始报价×（1-6%）；除上述情况外，评审报价=最终报价。

6.以进入评审的最低的评审报价为10分。

7.某供应商价格分=供应商最低评审报价（金额）/某供应商评审报价（金额）×10分

（二）实施方案…………………………………………18分

一档（6分）：供应商提供的项目实施计划规范性、完备性、可操作性、进度及质量保证措施、项目保密保障措施、人员管理措施等有1项优于竞争性磋商文件要求。

二档（12分）：供应商提供的项目实施计划比较规范、完备、有可操作性、有基本的项目进度及质量保证措施、项目保密保障措施、人员管理措施的，有2项优于竞争性磋商文件要求。

三档（18分）；供应商提供的项目实施计划规范、完备，操作性强，有完善的项目进度及质量保证措施、项目保密保障措施、人员管理措施的，有3项及以上优于竞争性磋商文件要求。

（三）保密方案分………………………………………12分

一档（4分）：保密方案一般，服务流程不严谨，保密性不强；

二档（8分）：保密方案良好，具有较规范的服务流程，保密性较强，能较好的避免资料泄露；

三档（12分）：保密方案较好，具有科学、可行、完整的一套服务流程，针对紧急事件，有一套完整的应急方案，保密性强，能有效的规避项目资料泄露。

（四）售后服务分……………………………………… 15分

一档（5分）：售后服务方案一般，质保期及售后技术服务要求基本满足招标文件要求；

二档（10分）：售后服务方案良好，方案表述较为清晰，措施有效可行，响应时间、安排合理，可以提供较好的本地化服务，质保期及售后技术服务要求满足招标文件要求；

三档（15分）：售后服务方案合理，方案表述清晰、完整，措施有效可行，并提供应急处理流程、维护保障流程及组织架构，可以提供更好的本地化服务，质保期及售后技术服务要求满足招标文件要求且优于招标文件要求。

（五）商务分…………………………………………… 45分

1.拟投入的项目负责人持有档案中级或以上职称（满分5分）。（提供证书复印件并加盖公章）。

2.拟投入的项目负责人持有高级档案管理师资格证书（满分5分）。（提供证书复印件并加盖公章）。

3.拟投入的项目负责人持有高级档案信息化职业证书（满分5分）。（提供证书复印件并加盖公章）。

4.本项目负责人有10年以上档案工作经验的，得6分，最高得6分。（提供证书复印件并加盖公章）。

5.本项目拟投入实施人员满3人（含3人）的得3分，拟投入实施人员5人（含5人）以上的得5分。（提供拟投入项目实施人员名单并加盖公章）。

6.本项目投入人员通过市级以上档案业务主管部门培训证书，每人得1分，最高得2分。（提供证书复印件并加盖公章）。

7.本项目投入人员通过国家保密局保密教育培训证书，每人得1分，最高得2分。（提供证书复印件并加盖公章）。

8.有档案年检撰写案例的（满分6分）。每个案例3分（提供相关证明材料复印件并加盖公章）。

9.自2020年1月至今，有档案年检优秀案例的（满分9分）。每个案例3分（提供档案主管部门通报文件复印件并加盖公章）。

总分值=（一）+（二）+（三）+（四）+（五）

三、成交候选人推荐原则

根据供应商提交的材料进行综合评分，按照得分由高到低顺序得出成交候选人名单，评审得分相同的，按照最后报价（不计算价格折扣）由低到高排序，评审得分且最后报价（不计算价格折扣）相同的，按照技术指标优劣排序。成交原则为排序顺位第一的供应商。如成交供应商因不可抗力提出不能履行合同，顺位选择第二排名的供应商，以此类推。